Backoffice-Service für Ihre laufenden Vorgänge
Wir bearbeiten Aufträge und Vertragsänderungen, pflegen Kundendaten und prüfen Unterlagen nach Ihren Vorgaben. Sie können uns Backoffice-Aufgaben eigenständig oder zusammen mit der Betreuung Ihrer Kunden übergeben.
Vorgänge im Backoffice bearbeiten lassen
Ein Änderungswunsch muss geprüft, im System bearbeitet und mit einem Ergebnis abgeschlossen werden. Unser Team übernimmt solche Arbeitsschritte nach Ihren Regeln. Es sieht sich die verfügbaren Angaben an, klärt fehlende Informationen und dokumentiert die Bearbeitung.
Die Aufgaben müssen nicht aus einem Anruf bei Termitel entstehen. Wir können auch einen abgegrenzten Aufgabenbestand oder laufend eingehende Vorgänge übernehmen. Gemeinsam legen wir fest, was dazugehört, welche Änderungen das Team ausführen darf und wann es Rücksprache mit Ihnen hält.
- Aufträge, Verträge und DatenpflegeAufgaben
- Eigenständig oder mit KundenserviceBeauftragung
- Nach Ihren Vorgaben und FreigabenBearbeitung
Welche Backoffice-Aufgaben wir übernehmen
Aufträge bearbeiten
Vertragsänderungen und Stammdatenpflege
Unterlagen auf Vollständigkeit prüfen
Offene Vorgänge nachhalten und abschließen
Vorgänge bearbeiten und Ausnahmen klären
Bearbeitung dokumentieren
Ein Kunde möchte zum Beispiel hinterlegte Angaben ändern. Das Team prüft die nötigen Informationen und bearbeitet die Änderung, wenn sie im vereinbarten Rahmen liegt. Anschließend hält es fest, was geändert wurde und ob noch eine Rückmeldung oder ein weiterer Schritt nötig ist.
Mit Ihnen klären wir, woran sich ein vollständiger und abgeschlossener Vorgang erkennen lässt. So sehen beide Teams, welche Aufgaben erledigt sind und welche noch bearbeitet werden müssen.
Ausnahmen abstimmen
Fehlen Unterlagen oder braucht eine Änderung eine zusätzliche Entscheidung, dokumentieren wir den offenen Punkt. Die zuständige Stelle erhält die bisherigen Angaben und die konkrete Frage. Sobald die Antwort vorliegt, kann das Team nach den vereinbarten Regeln weiterarbeiten.
Welche Bearbeitung wir selbst abschließen, ergibt sich aus Ihren Freigaben und den eingerichteten Rechten. Neue Fallarten und Änderungen an den Abläufen stimmen wir mit Ihnen ab.
Backoffice eigenständig oder mit Kundenservice
Aufgaben separat übergeben
Sie können einen abgegrenzten Aufgabenbestand oder laufend eingehende Vorgänge unabhängig vom Kundenservice übergeben. Wir legen fest, wie die Aufgaben eingehen, welche Schritte das Team bearbeitet und wo es die Ergebnisse festhält.
Kundenkontakt weiterbearbeiten
Backoffice kann direkt an ein Gespräch anschließen. Ebenso kann Ihr eigenes Team Kundenanfragen entgegennehmen und uns die vereinbarten Folgeaufgaben übergeben. Wir beschreiben dafür den Eingang, die Bearbeitung und die Rückmeldung an Ihre zuständigen Stellen.
Wenn Sie auch die Kontaktbearbeitung abgeben möchten, finden Sie mehr zum Telefonservice und zum E-Mail- und Ticketsupport auf den jeweiligen Leistungsseiten.
Seit 2008 unterstützt Termitel den Reiseveranstalter Spar Mit! in der Kundenbetreuung und im Backoffice. Dazu gehören Buchungs- und E-Mail-Vorgänge, die Pflege von Informationen sowie organisatorische und kaufmännische Arbeitsschritte. Das Team arbeitet je nach Prozess in den Systemen von Spar Mit! oder im Termitool. Mehr dazu in der Referenz zu Telefonie und Backoffice für Spar Mit!.
Die Aufgaben vor dem Start gemeinsam eingrenzen
Ein paar typische Vorgänge helfen, die benötigten Arbeitsschritte zu verstehen. Wir prüfen mit Ihnen die vorhandenen Anleitungen, Zugänge und Freigaben. Servicezeiten und Kapazität planen wir nach dem vereinbarten Umfang.
Dafür klären wir die erwarteten Ergebnisse, Mengen und Bearbeitungszeiten sowie die benötigten Daten und Unterlagen. Ebenso halten wir fest, wer fehlende Angaben oder Entscheidungen nachliefert.
Fragen zum Backoffice-Service
Kann ich Backoffice ohne Telefonservice beauftragen?
Ja. Sie können einen abgegrenzten Aufgabenbereich oder laufende Vorgänge unabhängig von unserem Telefonservice übergeben. Wir klären, wie die Aufträge eingehen, welche Schritte wir bearbeiten und wie Ihr Team den Stand nachvollziehen kann.
Welche Änderungen darf Ihr Team selbst ausführen?
Das vereinbaren wir für Ihre Aufgaben. Dazu können etwa freigegebene Änderungen an Kunden- und Vertragsdaten gehören. Arbeitsanweisungen und Systemrechte müssen den Umfang abbilden. Für Ausnahmen legen wir fest, wann und mit welchen Angaben Ihr Team einbezogen wird.
In welchen Systemen findet die Bearbeitung statt?
Das Team kann in Ihren vorhandenen Anwendungen arbeiten, wenn passende Zugänge und Berechtigungen eingerichtet werden können. Je nach Projekt lassen sich Aufgaben auch im Termitool bearbeiten. Wir stimmen ab, wo Angaben und Ergebnisse dokumentiert werden.
Welche Angaben benötigen Sie für eine erste Einschätzung?
Beschreiben Sie die Vorgänge, ungefähre Mengen und die gewünschten Bearbeitungszeiten. Einige typische, bei Bedarf anonymisierte Beispiele helfen, die Arbeitsschritte zu verstehen. Im Gespräch klären wir offene Fragen und den Umfang der Übergabe.
Welche Vorgänge soll Ihr Team abgeben?
Zeigen Sie uns, wie eine typische Aufgabe eingeht, bearbeitet und abgeschlossen wird. Gemeinsam legen wir fest, welche Schritte unser Backoffice-Team übernehmen kann und welche Informationen es dafür braucht.